第一条  为适应信息化建设需要，规范电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合单位实际，制定本办法。

第二条  本办法所称电子文件是指本单位在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的历史记录并以数码形式记录于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

电子文件归档与管理

第三条  按照档案工作集中统一管理的原则，各处（单位）形成的并需要归档保存的电子文件应由综合处统一保管。综合处负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用。

第四条  各处（单位）应严格按照电子文件归档制度，明确兼职档案员负责本处（单位）的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。

第五条  为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各处（单位）从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

第六条  归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件等。

第七条  电子文件的归档范围、保管期限，参照《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。

第八条  电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第九条  通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收单位均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十条  本单位各处（单位）在每年1月底之前将上一年度应归档的电子文件随纸质档案一并向综合处移交归档。电子文件视情况可按月或按季度向档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时移交归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。

档案数据管理维护

第十一条  移交的电子文件应一式三套，一套综合处保管，一套作为档案封存保管，一套提供利用。

第十二条  接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。

第十三条  归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第十四条  利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有权限要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

第十五条  归档电子文件的鉴定销毁，需经相关处（单位）负责人和办分管领导批准，编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。

第十六条  综合处应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

档案数据安全保密

第十七条  数字档案室系统登录帐号和密码由档案管理人员妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在六位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。

第十八条  电子档案条目和全文不得擅自外传，禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

档案数据网上查询利用制度

第十九条  各类非涉密档案可提供网上查询。本单位人员查询利用数字档案需向综合处提出申请，由档案管理人员提供查询利用。外单位人员查询档案需经本办相关处（单位）负责人同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

第二十条  本办法由综合处负责解释，自印发之日起施行。

附件

档案数字化技术标准

一、纸质档案

1、纸质档案的数字化应采用扫描方式进行。

2、用扫描仪进行数字化时，扫描类型一般采用“彩色”模式。

3、扫描的分辨率应达到 30Odpi。

4、扫描的图像应保存为PDF格式，禁止用如WORD之类的字处理软件保存扫描图像。

5、扫描图像缩放比应为100%。

二、纸质照片档案

1、纸质照片档案数字化应采用扫描方式进行。

2、彩色、黑白照片扫描类型应采用“彩色”模式。

3、对于5寸（125cm×85cm）照片，扫描仪光学分辨率应达到60Odpi。

4、扫描后的照片应保存为JPG格式。

5、扫描图像缩放比应为100% 。

三、音像档案

1、录音带

录音带数字化应选用 44.1KHz作为采样标准。

录音带数字化后存储格式应为WAV或MP3。

2、录像带

录像带数字化的数据传输率应不低于4Mb/s。

录像带数字化采用 MPEG2 压缩存储标准。

录音录像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。